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Validità della Firma Elettronica o eSignature in Italia

La firma elettronica di cui parliamo non è la firma digitale che probabilmente conosci e che richiede lettore di smart card e software appositi, ma riguarda la possibilità di firmare qualsiasi documento elettronicamente con validità legale. Vediamo quindi tutto sulla validità della Firma Elettronica in Italia.

Fonti:

In quanto paese membro dell’UE, l’Italia ha riconosciuto la validità delle firme elettroniche sin dal 2005, con il PbEG L 13, istituito dopo l’approvazione della direttiva UE nel 1999.

La legalità della eSignature

Secondo la legge italiana, la firma scritta non è necessariamente richiesta affinché un contratto sia valido – i contratti sono generalmente validi se le parti raggiungono un accordo, sia che lo raggiungano verbalmente che elettronicamente o tramite un documento cartaceo (Articolo 1321 del codice civile italiano).

Per dimostrare che un contratto sia valido le parti a volte devono presentare delle prove in tribunale. Le principali soluzioni di gestione delle transazioni digitali possono fornire registri elettronici che ai sensi dell’articolo 2697 e dell’articolo 2702 del codice civile italiano, siano assimilabili ad una prova ed a sostegno dell’esistenza, dell’autenticità e della valida accettazione di un contratto.

Inoltre il Regolamento (UE) n. 910/2014 relativo all’identificazione elettronica e ai servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (il Regolamento eIDAS) è entrato in vigore il 1° luglio 2016. Il Regolamento eIDAS  ha abrogato e sostituito la direttiva sulle firme elettroniche (1999/93/CE) ed è direttamente applicabile nei 28 paesi membri dell’Unione Europea.

Il Regolamento eIDAS è neutrale dal punto di vista tecnologico e definisce tre tipi di firma elettronica (SES, AES, QES).

L’articolo 25, paragrafo 1, stabilisce che ad una firma elettronica non può essere negato l’effetto giuridico e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziari unicamente per il fatto che sia in forma elettronica o che non soddisfi i requisiti di un QES.

L’articolo 25, paragrafi 2 e 3, attribuisce a un QES lo stesso effetto giuridico di una firma cartacea e garantisce che un QES riconosciuto in uno Stato membro dell’UE sia riconosciuto anche in altri Stati membri.

Infine, il considerando 49 consente al diritto nazionale di stabilire i requisiti relativi al tipo di firma elettronica che possono essere richiesti in alcune circostanze.

firma elettronica shift comoCasi in cui utilizzare la firma elettronica standard (SES)

Alcuni esempi di documenti per cui è si può tranquillamente utilizzare la e-signature SES:

  • Documenti delle risorse umane come contratti di impiego, non-disclosure agreements, notifiche privacy, ecc.
  • Contratti commerciali tra aziende inclusi non-disclosure agreements, conferme d’ordine, ordini di acquisto, fatture, documenti di procura, contratti di vendita e condizioni di vendita o di assistenza, ecc.
  • Qualsiasi tipo di accordo o contratto con l’utente finale
  • Accordi di licenza software
  • Licenze di proprietà intellettuali, brevetti, copyright e trademark

Casi in cui si devono utilizzare altri tipi di firme elettroniche (es. Digital Signature, AES, QES)

  • Sostanzialmente tutto quello che riguarda l’alienazione di proprietà immobiliari.

Tipologie di Firma Elettronica

  • Firma Elettronica – dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare.
  • Firma Elettronica Avanzata (FEA) – firma elettronica che soddisfi i seguenti requisiti:
    • è connessa unicamente al firmatario;
    • è idonea a identificare il firmatario;
    • è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
    • è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.
  • Firma Elettronica Qualificata (FEQ) – che in aggiunta a quelle di una firma elettronica avanzata possiede queste caratteristiche:
    • è creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica
    • è basata su un certificato elettronico qualificato
    • ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa.

Casi in cui non si possono utilizzare firme elettroniche

Casi in cui è espressamente vietato l’utilizzo di processi digitali o elettronici o che richiedono esplicitamente firme reali con inchiostro.

  • Atti notarili – contratti di acquisto di proprietà immobiliari o che ne trasferiscono la proprietà (art. 1350 Codice Civile)
  • Atti notarili – alcuni contratti che dispongono di asset aziendali (art. 1350 Codice Civile)
  • Atti notarili – accordi su dispote che riguardano proprietà immobiliari o asset aziendali(art. 1350 Codice Civile)
  • Prestiti al consumo

Standard tecnologici locali

In qualità di Paese dell’UE, l’Italia supporta il concetto di QES (Firma elettronica qualificata), che richiede un accreditamento indipendente per tali firme da parte di un organismo di certificazione approvato.

Il sistema QES è richiesto per legge solo in alcuni casi, come analizzato in precedenza. L’Italia come membro dell’Unione Europea, segue gli standard ETSI (European Telecommunications Standards Institute) per definire i requisiti tecnici per un QES. In ottemperanza alla Direttiva UE 1999/93 /CE sulla firma elettronica, l’Italia mantiene un elenco accessibile pubblicamente di organismi di vigilanza che siano fornitori certificati qualificati insieme ad altri paesi dell’Unione Europea. L’Italia ha anche la particolarità di consentire certificati elettronici qualificati completamente remoti (cioè non basati su carte), che aprono ulteriori scenari di firma del cloud e basati su dispositivi mobili.

Per ulteriori informazioni sulla firma elettronica puoi visualizzare Wikipedia.

C’è anche un pdf interessante di Adobe – in inglese – che spiega la validità della firma elettronica in tutti i paesi del mondo.

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